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Les 10 grandes étapes à suivre pour organiser votre événement Téléthon

Première Animation

1- Trouver une idée d’animation

Vous pouvez vous inspirer des animations proposées sur le site. Mais n’hésitez pas à mettre en place une idée originale que vous auriez conçue. Vous pouvez vous inspirer d’un folklore local ou même d’une tradition familiale.
L’important, c’est de vous faire plaisir et de monter une animation qui vous ressemble. Pour le Téléthon, toutes les idées sont bonnes à prendre.

Le plus simple serait de trouver une activité que vous avez l’habitude d’organiser. Toutefois, si vous aimez les défis, c’est l’occasion de se lancer !

Lorsque vous tenez une idée, il vous suffira de la mettre aux couleurs du Téléthon pour encourager la collecte et informer sur le combat de l’AFM.

Les animations du Téléthon sont de véritables moments de fête : « le 14 juillet en hiver ». Toutes les populations doivent pouvoir y trouver leur place dans un esprit convivial et festif.

2- Contactez votre coordinateur départemental Téléthon

La coordination représente le Téléthon au niveau local. Son rôle est de vous aider à chaque étape de votre projet :

  • conseils dans l’organisation
  • mise à disposition de la liste des partenaires nationaux et /ou régionaux
  • aide pour les autorisations
  • attribution du matériel Téléthon
  • accompagnement pour la remontée des fonds
  • accréditation de l’animation pour faire de vous un organisateur Téléthon

Pour devenir un organisateur officiel, il suffit de remplir, compléter et signer le contrat d’engagement délivré par la coordination.

3- Rassembler une équipe, identifiez les besoins et distribuez les rôles

Avant de vous lancer, communiquez autour de vous sur votre projet. Toute idée est bonne à prendre. Tout le monde peut participer. Composez donc votre équipe en rassemblant vos collègues, vos connaissances, vos amis. A partir de là, définissez les rôles de chacun :

  • chef de projet
  • trésorier
  • responsable sécurité, assurances autorisations
  • responsable partenariat
  • responsable matériel
  • responsable communication...

4- Planifiez votre projet

Une animation Téléthon s’organise pendant les 30 heures du Téléthon, mais elle peut aussi se concevoir à partir du 1er octobre et jusqu’au 31 décembre. Ainsi on peut plus facilement trouver une salle disponible ou multiplier les animations et les occasions de collecter.

Il est important de mettre en place un planning pour l’organisation de l’événement quelques semaines à l’avance. Anticipez également la gestion de l’après événement (rangement, bilan, remontée de la collecte...)

5- Réservez les lieux et demandez les autorisations

Lorsque vous avez obtenu l’accord de votre coordination, ne perdez pas de temps pour réserver le lieu de votre animation. D’autant plus que certains lieux sont très sollicités.

Demandez également rapidement les autorisations pour utiliser les lieux publics en adressant un courrier à la mairie ou à la préfecture précisant le nom de l’organisateur, la date, l’heure, la durée, le descriptif votre animation...

6- Sécurisez et assurez votre manifestation

Veillez à la sécurité : Prévoyez sur les lieux de l’animation un panneau rappelant les numéros d’urgence ( Samu, pompiers...). Demandez également la plaquette « règles de sécurité » auprès de votre coordination Téléthon.

Souscrivez une assurance : L’assurance est obligatoire et couvre l’organisateur, les participants et les biens utilisés. La coordination Téléthon propose l’assurance Maif à 30 euros, déductible des frais d’organisation.
Pour plus d’informations sur le contrat et pour adhérer en ligne, rendez-vous sur maif.fr/assurancetelethon
Pour les événements impliquant des véhicules à moteur, n’oubliez pas de vérifier que les propriétaires des véhicules sont bien assurés (et ceci quelque soit le type de véhicule ou le type de moteur).

Voici une vidéo qui vous aidera dans la mise en place de la sécurité et des assurances auxquelles souscrire.

7- Budgétisez

Pour améliorer la collecte de fonds au profit de la recherche et de l’aide aux malades, il est essentiel de budgétiser et de limiter vos dépenses. Pour cela, listez les plus grands postes de dépenses et estimez les recettes escomptées.

8- Assurez la visibilité et la promotion de votre manifestation

Ne négligez pas la communication de votre événement qui vous aidera à ramener le plus grand nombre de personnes et optimiser votre collecte.

  • Choisir un lieu de passage et penser à la signalétique pour drainer le public vers votre animation.
  • Utiliser le jaune, couleur du Téléthon (stands, vêtements, signalétique...)
  • Communiquer à tous les stades de l’événement (avant, pendant et après)
  • N’hésitez pas à partager votre événement via les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter.
  • La géolocalisation permet quant à elle de donner plus de renseignements sur votre animation en indiquant le jour, le lieu et quel type d’animation vous organisez, vous pouvez cependant à tout moment modifier ces informations si elles ne correspondent pas. Il vous est possible de voir et/ou modifier les informations de votre animation depuis le site http://manifestations.telethon.fr/index.php/login ou votre animation est enregistré automatiquement et ainsi de partager l’événement sur Facebook, Twitter et Google+ depuis ce même site.

9- La remontée de votre collecte

L’AFM a mis en place une procédure pour la remontée de la collecte. Mettez-vous en relation (vous ou votre trésorier) avec votre coordination pour organiser votre remontée des fonds. La remise des fonds se fait en main propre à la coordination dans les plus brefs délais et au plus tard le 24 décembre.

Il existe une procédure particulière pour la remontée des fonds des français de l’étranger. Celle-ci peut se faire :

Ce sont les deux seuls moyens par lesquels les français de l’étranger peuvent faire remonter leur collecte.

10- Remerciez et évaluez

L’organisation de votre événement repose essentiellement sur la bonne volonté des bénévoles. Il est donc important de prévoir un pot de remerciement afin d’exprimer votre gratitude auprès de tous les gens qui vous ont aidé (sponsors, associations..). N’oubliez pas de convier la presse locale.

Enfin, faites le bilan de l’organisation afin d’identifier les points forts et les points faibles de votre animation. Cela vous permettra de vous améliorer l’année suivante !